Déclaration de protection des données

6. Nos différents domaines d’activité

6.1 Habitat et soins

Cette rubrique concerne les personnes intéressées, les résidentes et résidents, les hôtes en séjour de vacances ou en soins de transition, les locataires des logements avec services, ainsi que leurs proches, personnes de référence et représentants.

Nous traitons des données afin d’examiner les demandes et les admissions, de conclure des contrats, de fournir les soins, l’accompagnement et l’animation, d’organiser l’intendance, l’hôtellerie et la restauration, de facturer les prestations, de remplir nos obligations de documentation, d’assurer la qualité ainsi que de garantir la sécurité et l’organisation en cas d’urgence.

À l’interne, seuls les services compétents pour la tâche concernée ont accès aux données. À l’externe, des données sont communiquées aux assureurs-maladie, aux médecins de l’institution, médecins de famille et médecins spécialistes, à d’autres professionnels de la santé, aux pharmacies et laboratoires, aux hôpitaux et organisations d’aide et de soins à domicile, aux communes et services cantonaux chargés du financement des soins et du financement résiduel, aux services sociaux et offices d’aide sociale, aux caisses de compensation et agences AVS, à l’autorité de protection de l’enfant et de l’adulte en cas de curatelle, aux fonds et fondations compétents en cas de contributions de soutien, ainsi qu’aux prestataires de services de paiement et d’encaissement.

Ces traitements se fondent sur le contrat de résidence et ses conditions générales, sur la LAMal, l’OAMal et l’OPAS, sur la LSP et l’OPat ainsi que sur le droit cantonal relatif au financement des soins.

Nous évaluons les besoins en soins au moyen de l’instrument RAI LTCF. Le niveau de soins attribué est transmis à l’assureur-maladie, et les informations nécessaires au financement résiduel à la commune ou au service cantonal compétent, chaque fois dans la mesure prévue par la loi.

Pour la statistique des institutions médico-sociales (SOMED), nous fournissons à l’Office fédéral de la statistique les informations requises sous la forme prescrite. Ces livraisons se fondent sur la loi sur la statistique fédérale et ses ordonnances concernant l’exécution des relevés statistiques.

6.2 Soins palliatifs

Cette rubrique concerne les patientes et patients, leurs proches et personnes de référence ainsi que les professionnels qui nous les adressent.

Les données nous servent à toutes les étapes de la prise en charge, de l’orientation et de l’admission jusqu’à la sortie et au suivi, en passant par le diagnostic, le traitement, les soins, le contrôle des symptômes et de la douleur ainsi que l’accompagnement psychosocial et spirituel. Elles sont en outre utilisées pour la facturation, l’obligation de documentation, l’assurance qualité et la statistique.

Des données sont communiquées aux médecins traitants et aux médecins assurant le suivi, aux hôpitaux, aux organisations d’aide et de soins à domicile, aux pharmacies, aux laboratoires et aux thérapeutes, ainsi qu’aux assureurs-maladie et autres assureurs sociaux, aux services cantonaux dans le cadre du mandat de prestations, à l’autorité de protection de l’enfant et de l’adulte en cas de curatelle et, après un décès, aux autorités de l’état civil et aux autorités compétentes en matière d’inhumation.

Certaines transmissions sont prescrites par la loi. Nous ne disposons dans ces cas d’aucune marge d’appréciation :

• données diagnostiques et données sur les prestations transmises à l’assureur-maladie pour la facturation selon l’art. 42 LAMal
• déclaration des maladies oncologiques au registre des tumeurs compétent selon la loi sur l’enregistrement des maladies oncologiques. Une information vous est donnée au préalable et vous pouvez vous opposer à l’enregistrement.
• déclarations de maladies transmissibles selon la loi sur les épidémies
• annonce des décès extraordinaires aux autorités de poursuite pénale selon le droit cantonal
• données pour la statistique médicale des hôpitaux et d’autres relevés de la Confédération
• mesures de la qualité selon les exigences du canton, de H+ et de l’ANQ

Le traitement des données repose sur le contrat de prise en charge, le mandat de prestations cantonal, la LSP et l’OPat, la LAMal ainsi que sur les lois spéciales mentionnées.

6.3 Insertion professionnelle

Cette rubrique concerne les participantes et participants aux mesures du marché du travail MMT Réseau d’emplois bernois, MMT Coaching d’apprentissage et MMT Évaluation des ressources pertinentes pour la réinsertion, ainsi que les personnes de contact dans les entreprises et les entreprises formatrices.

Nous traitons des données pour l’inscription et l’admission, le bilan de situation, le coaching et le placement, pour les rapports destinés au mandant, pour la facturation ainsi que pour la mesure de l’efficacité et l’assurance qualité.

Les destinataires sont les services compétents de l’assurance-chômage, en particulier les offices régionaux de placement (ORP), l’autorité cantonale et les caisses de chômage, et le cas échéant les offices AI et les services sociaux, dans la mesure où ils ordonnent ou financent la mesure. Des informations ne sont transmises aux entreprises que dans le cadre d’un placement et uniquement avec votre accord.

Le traitement des données repose sur le mandat du service qui vous a adressé à nous, sur la loi sur l’assurance-chômage (LACI) et ses dispositions relatives au traitement et à la communication des données, sur la loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA), sur la loi fédérale sur l’assurance-invalidité (LAI) ainsi que sur le droit cantonal en matière d’aide sociale. Nous ne transmettons au mandant que les informations dont il a besoin pour accomplir sa mission légale. Les autres sujets abordés lors des entretiens de conseil ne sont pas transmis.

6.4 Restauration, évènements et visites

Nous traitons des données pour les réservations, les commandes et leur facturation, pour l’organisation d’évènements, de visites guidées ouvertes au public et de visites, pour la prise en compte des allergies et des besoins alimentaires ainsi que pour l’exercice du droit de domicile et la sécurité. Il s’agit des coordonnées, des données de réservation, de commande et de paiement ainsi que des informations sur les intolérances que vous nous communiquez librement. Nous conservons les données de réservation pendant 12 mois et les pièces justificatives pendant 10 ans.

6.5 Dons

Nous remercions les donatrices et donateurs, gérons les dons, rendons compte de leur utilisation, nous occupons des legs et des successions, remplissons nos obligations comptables et établissons des attestations. À cette fin, nous utilisons les coordonnées, les données relatives aux dons et aux paiements, la correspondance ainsi que les informations facultatives sur l’affectation du don et sur votre lien personnel avec Diaconis.

Nous faisons appel à des banques et à des prestataires de services de paiement. Les autorités fiscales reçoivent des données dans la mesure exigée par la loi.

6.6 Communication, newsletter, médias et prises de vue

Nous informons sur nos offres, publions le magazine «Einblicke», envoyons des newsletters, collaborons avec les médias, alimentons notre site Internet et nos canaux sur les réseaux sociaux et documentons nos évènements.

Vous recevez nos newsletters et nos envois d’information sur la base de votre inscription ou d’une relation existante avec nous. Chaque envoi contient une possibilité de désinscription. Nous mesurons les ouvertures et les clics afin d’améliorer les contenus et les envois. Vous pouvez vous opposer à cette mesure à tout moment.

Nous ne publions des prises de vue de résidentes et résidents, de patientes et patients, de participantes et participants ainsi que de collaboratrices et collaborateurs qu’avec leur consentement et, pour les personnes incapables de discernement, avec celui de la personne habilitée à les représenter. Le consentement précise le but, les canaux et la durée. Il est donné librement et peut être révoqué en tout temps. Après une révocation, les publications déjà imprimées ne peuvent plus être retirées, mais nous supprimons les contenus numériques. Lors d’évènements publics, nous signalons sur place que des prises de vue sont réalisées.

Nous ne communiquons aux médias aucune information sur les résidentes et résidents ni sur les patientes et patients, sauf consentement exprès de la personne concernée.

6.7 Candidatures et portail emploi

Notre portail emploi vous permet de consulter les postes vacants et d’y postuler. Nous traitons vos informations afin de mener la procédure de candidature, d’examiner vos qualifications et votre aptitude et de communiquer avec vous. Nous traitons vos données de candidature séparément des autres données et uniquement pour le traitement de votre candidature. Nous ne vous intégrons dans un vivier de talents qu’avec votre consentement.

Prise de contact et candidatures spontanées

Lorsque vous nous contactez par e-mail ou au moyen du formulaire de contact, nous enregistrons et traitons les informations que vous nous communiquez ainsi que votre demande, afin de répondre à vos questions. Nous traitons une candidature spontanée de la même manière qu’une candidature déposée via le portail emploi. Nous utilisons vos données pour un poste précis ou pendant trois mois afin de vous proposer des postes vacants correspondant à votre profil. Pour des raisons de sécurité des données, veuillez ne pas nous envoyer de dossier de candidature par e-mail non chiffré.

Cookies sur le portail emploi

Le portail emploi utilise des cookies fonctionnels. Ils sont nécessaires pour que vos données et documents puissent être transmis du portail emploi à notre système de gestion des candidatures. Un cookie conserve le contenu du formulaire de candidature pendant deux heures et les fichiers joints pendant 24 heures au maximum, afin que vous puissiez terminer ultérieurement une candidature interrompue sans devoir tout saisir à nouveau. Si vous revenez sur le portail emploi après l’expiration de ce délai, ces données auront été effacées. Si vous ne souhaitez pas que vos informations soient conservées, supprimez-les du formulaire avant de quitter le portail emploi.

Les fichiers journaux de la plateforme de notre prestataire du portail emploi sont enregistrés de manière centralisée et effacés automatiquement après 45 jours, sauf s’ils doivent exceptionnellement être conservés plus longtemps à des fins de preuve. La section 6.10 explique comment gérer les cookies dans votre navigateur.

Votre candidature via le portail emploi

Sur le portail emploi, vous saisissez les informations prévues dans le formulaire, en particulier vos nom et prénom ainsi que vos coordonnées. Toutes les données saisies sont enregistrées et traitées. Selon l’offre d’emploi, vous transmettez d’autres documents tels qu’une photo, une lettre de motivation, un curriculum vitae, des diplômes ou des certificats de travail. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque, toutes les autres informations sont facultatives.

Nous ne souhaitons expressément recevoir aucune information sur la santé, l’état civil, l’appartenance syndicale, l’origine ethnique ou la religion. Si vous nous communiquez néanmoins de telles données sensibles, vous le faites sur la base de votre consentement exprès, que vous pouvez révoquer à tout moment avec effet pour l’avenir. Ces données ne sont pas prises en compte dans l’évaluation de votre candidature.

Nous exploitons vos données afin de communiquer avec vous, d’examiner vos qualifications et votre aptitude, de mener un éventuel entretien d’embauche et de décider d’un engagement. Le service des ressources humaines, les responsables hiérarchiques compétents et leurs suppléants ainsi que notre prestataire de portail emploi et de gestion des candidatures y ont accès.

Lorsque vous envoyez un formulaire rempli avec ses fichiers, les contenus sont stockés temporairement auprès de notre hébergeur, DeepCloud AG, Abacus-Platz 1, 9300 Wittenbach, avant d’être saisis dans notre système de gestion des candidatures. Ce stockage temporaire a lieu en Suisse et est techniquement nécessaire. Les contenus y sont effacés immédiatement dès que la transmission s’est déroulée sans erreur, après un stockage de 15 minutes au maximum, et sinon au plus tard 30 jours après le téléversement.

Une fois votre candidature envoyée, vous recevez une confirmation automatique par e-mail. Nous ne prenons des références qu’après en avoir convenu avec vous. Si vous indiquez des références, nous partons du principe que les personnes concernées acceptent que leurs données soient traitées.

Afin de protéger nos clientes et clients, nous demandons en règle générale, dans les trois mois suivant l’entrée en fonction, un extrait du casier judiciaire ainsi qu’un extrait spécial du casier judiciaire destiné à des particuliers. Nous en classons une copie dans le dossier personnel et vous restituons les originaux.

Le traitement repose sur votre consentement, et sur votre consentement exprès pour les données sensibles, sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ainsi que sur notre intérêt légitime à une gestion efficace des candidatures.

Si la procédure n’aboutit pas à un engagement, nous effaçons vos données au plus tard six mois après vous avoir communiqué la clôture de la procédure, à moins qu’un délai légal ou la défense contre des prétentions juridiques n’exige une conservation plus longue. En cas d’engagement, vos données sont reprises dans le fichier du personnel et dans le dossier personnel.

Intégration dans le vivier de talents

Après une candidature spontanée ou si une procédure n’aboutit pas à un engagement, vous pouvez consentir librement à être intégré dans notre vivier de talents. Nous utilisons alors vos données pour vous proposer des postes vacants correspondant à votre profil. Nous vérifions régulièrement le vivier de talents et effaçons ou anonymisons vos données au plus tard douze mois après votre intégration. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir. Nous effaçons ou anonymisons ensuite vos données.

Texte des consentements figurant dans le formulaire de candidature

Le formulaire de candidature vous permet de donner les consentements suivants. Ils sont facultatifs et révocables à tout moment avec effet pour l’avenir. Les traitements effectués sur cette base jusqu’à la révocation restent licites.

Intégration dans un vivier de talents

«Pour le cas où la procédure de candidature n’aboutirait pas à un engagement, je consens à ce que les données communiquées dans le cadre de la procédure de candidature (y compris, le cas échéant, des données sensibles également communiquées, telles que des données sur la santé, des informations sur l’état civil, l’appartenance syndicale ou des éléments permettant de déduire l’origine ethnique ou la religion) soient conservées au-delà de la fin de la procédure et utilisées pour me contacter afin de me proposer, le cas échéant, des postes vacants pertinents correspondant à mes qualifications professionnelles. Je ne suis pas tenu de donner mon consentement. Le consentement peut être révoqué à tout moment avec effet pour l’avenir. De plus amples informations figurent dans la déclaration de protection des données, disponible à l’adresse diaconis.ch/declaration-de-protection-des-donnees.»

Traitement de données sensibles (telles que des données sur la santé, des informations sur l’état civil, l’appartenance syndicale, les convictions religieuses, des éléments permettant de déduire l’origine ethnique, l’état de santé ou la religion)

«Je consens expressément au traitement des données sensibles (telles que des données sur la santé, des informations sur l’état civil, l’appartenance syndicale, les convictions religieuses, une photo permettant de déduire l’origine ethnique, l’état de santé ou la religion) figurant dans les documents joints ou dans le formulaire de candidature. Ce n’est qu’ainsi que la candidature peut être prise en compte sous sa forme actuelle. Ces données ne sont pas prises en considération dans l’évaluation de ma candidature, sauf obligation légale, en particulier pour les personnes en situation de handicap. Je ne suis pas tenu de donner mon consentement et peux à la place déposer une candidature expurgée des données sensibles, sans que cela n’ait d’incidence sur mes chances dans la procédure de candidature. Le consentement peut être révoqué à tout moment avec effet pour l’avenir. De plus amples informations figurent dans la déclaration de protection des données, disponible à l’adresse diaconis.ch/declaration-de-protection-des-donnees.»

Téléversement d’une photo pour son enregistrement dans le système de gestion des candidatures

«Je consens expressément à ce qu’une photo que j’ai téléversée soit enregistrée dans le système de gestion des candidatures. Dans la mesure où la photo permet de déduire des informations sur mon origine ethnique, ma religion ou mon état de santé (p. ex. couleur de peau, couvre-chef, lunettes), mon consentement porte également sur ces informations. Je ne suis pas tenu de donner mon consentement. Si je ne souhaite pas le donner, je peux supprimer la photo du formulaire de candidature ou ne pas la téléverser du tout. Le consentement peut être révoqué à tout moment avec effet pour l’avenir. Dans ce cas, ma photo est supprimée du système de gestion des candidatures. De plus amples informations figurent dans la déclaration de protection des données, disponible à l’adresse diaconis.ch/declaration-de-protection-des-donnees.»

Utilisation de l’analyse automatique du CV (CV parsing)

«Une analyse automatique du CV (CV parsing) peut être utilisée pour remplir le formulaire de candidature ainsi que le système de gestion des candidatures et du personnel avec les informations figurant dans mon curriculum vitae. En cochant la case, je consens expressément à son utilisation. Les données qui en résultent peuvent être enregistrées dans ces systèmes. Dans la mesure où mon curriculum vitae contient des indications sur des données sensibles (p. ex. religion, santé), mon consentement porte également sur ces données sensibles. Le consentement peut être révoqué à tout moment avec effet pour l’avenir. De plus amples informations figurent dans la déclaration de protection des données, disponible à l’adresse diaconis.ch/declaration-de-protection-des-donnees.»

6.8 Collaboratrices et collaborateurs, personnes en formation, bénévoles

Les données du personnel sont régies par le contrat de travail, l’art. 328b CO, la loi sur le travail, le droit des assurances sociales et le droit fiscal ainsi que par nos directives internes, en particulier les conditions générales d’engagement. Les collaboratrices et collaborateurs, les personnes en formation et les bénévoles reçoivent une information séparée et plus détaillée.

6.9 Fournisseurs et organisations partenaires

Nous traitons les coordonnées et la fonction des personnes de contact, la correspondance ainsi que les données contractuelles et de facturation afin de conclure des contrats, de traiter les commandes et les paiements et de collaborer au sein de réseaux et de projets. Nous conservons les pièces justificatives pendant 10 ans et la correspondance aussi longtemps qu’il existe un intérêt à en assurer la traçabilité.

6.10 Site Internet et services en ligne

Lorsque vous consultez nos pages, des informations techniquement nécessaires sont générées : adresse IP, date et heure, pages consultées, page de provenance, navigateur et système d’exploitation. Nous avons besoin de ces journaux pour l’exploitation, la sécurité et la recherche d’erreurs. Ils reposent sur notre intérêt prépondérant à disposer d’une offre fonctionnelle et sûre et sont effacés après 12 mois. Aucune analyse liée à des personnes n’est effectuée, sauf en présence d’indices concrets d’une utilisation abusive.

La transmission des données est chiffrée. Le site Internet est hébergé par Novatrend Services GmbH, Bahnhofstrasse 18, 6340 Baar.

Nous utilisons les cookies nécessaires sans vous le demander, car le site ne peut pas fonctionner sans eux. Tous les autres cookies, à savoir ceux de statistique, de confort et, le cas échéant, de marketing, ne sont utilisés qu’après votre accord dans la bannière. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment dans les paramètres de cookies de votre navigateur. Ces traitements reposent sur l’art. 45c de la loi sur les télécommunications et, si nécessaire, sur votre consentement.

Services de tiers intégrés :

Service	Fournisseur	Utilisation	Quand actif
Google Analytics	Google Ireland Limited	Analyse de l’utilisation	uniquement après accord
Cartes	Google Ireland Limited	Sites et plan d’accès	uniquement après accord, image statique auparavant
Vidéos	Google Ireland Limited, YouTube	Images animées	uniquement après accord, mode de confidentialité avancée
Protection contre les abus	Google Ireland Limited, reCAPTCHA	Protection des formulaires	nécessaire pour l’envoi
Polices de caractères	lokal ausgeliefert	Affichage	nécessaire
Portail emploi	Abacus	Candidatures	nécessaire au fonctionnement
Stockage temporaire du portail emploi	DeepCloud AG	Transmission des données de candidature	nécessaire au fonctionnement

Nous n’utilisons aucun service de publicité, de création d’audiences cibles ou de reciblage. Si cela devait changer, nous adapterions préalablement la présente déclaration.

Nous sommes présents sur LinkedIn, Facebook, Instagram et YouTube avec nos propres canaux. Notre site Internet renvoie vers ces canaux, mais ne transmet aucune donnée aux plateformes lors de la consultation des pages. Si vous interagissez avec nous sur ces plateformes, leurs exploitants traitent vos données sous leur propre responsabilité, et en partie conjointement avec nous pour les statistiques d’audience. Notre influence sur ces traitements est limitée. Les déclarations de protection des données des plateformes s’appliquent.

Veuillez ne pas nous envoyer de données sur la santé ni d’autres données sensibles par des canaux non chiffrés. Dans de tels cas, appelez-nous. Nous sommes raccordés à la passerelle HIN pour la communication chiffrée et acceptons des données sensibles par e-mail si vous utilisez également ce service. Vous pouvez vérifier notre raccordement à tout moment dans l’annuaire des participants HIN.

6.11 Vidéosurveillance, contrôle d’accès, stationnement

Nous exploitons des caméras sur le site et dans certaines parties des bâtiments. Elles servent à protéger les personnes qui vivent, sont soignées, travaillent ou sont en visite chez nous, ainsi qu’à protéger les bâtiments et les biens. Elles visent à prévenir et à élucider des incidents tels que cambriolages, vols, dommages matériels et agressions, ainsi qu’à faire respecter le droit de domicile. Dans le parking, les plaques d’immatriculation sont en outre enregistrées afin de contrôler l’accès et l’installation.

Les zones surveillées sont signalées de manière bien visible. Les chambres, les locaux de soins, les sanitaires et les locaux du personnel ne sont pas filmés. Les enregistrements sont conservés sur une installation propre située à Berne, exploitée de manière isolée (DMZ). Seul un cercle restreint de personnes nommément désignées y a accès. Les images ne sont analysées qu’en cas de motif concret, et chaque analyse est consignée. Aucune analyse permanente des images n’est effectuée.

L’installation écrase les enregistrements en continu. Ceux-ci sont effacés au plus tard 30 jours après la prise de vue. Nous ne conservons des images plus longtemps que si un incident l’exige, et uniquement la séquence concernée jusqu’à la clôture du traitement de l’incident ou de la procédure. En cas d’évènements pénalement pertinents, nous transmettons les enregistrements aux autorités de poursuite pénale.

Ces traitements reposent sur notre intérêt prépondérant à la sécurité et au respect du droit de domicile, sur l’obligation de garantir la sécurité des données selon l’art. 8 LPD et sur le devoir d’informer selon l’art. 19 LPD.

Les systèmes de contrôle d’accès enregistrent qui entre dans quelle zone et à quel moment. Nous ne consultons ces journaux qu’en cas de motif concret, en particulier après un incident de sécurité.

6.12 Exploitation informatique, téléphonie, systèmes d’appel, Wi-Fi public

L’exploitation informatique génère des données système et des journaux. Ils garantissent la disponibilité, la sécurité et la traçabilité. Ils ne servent pas à surveiller le comportement des collaboratrices et collaborateurs. Les analyses liées à des personnes ne sont effectuées qu’en cas de motif concret et conformément aux directives internes.

Les systèmes d’appel d’urgence, d’appel et de capteurs dans les unités de soins enregistrent les évènements, à savoir le moment, le lieu et la réaction. Ils servent à la sécurité des résidentes et résidents ainsi que des patientes et patients, et à l’assurance qualité. Nous n’utilisons des systèmes ayant pour effet de limiter la liberté de mouvement que conformément aux règles du droit de la protection de l’adulte et après avoir informé la personne concernée ou la personne habilitée à la représenter.

Un réseau Wi-Fi public est à la disposition des visiteuses et visiteurs. L’accès à ce réseau nécessite un mot de passe que nous changeons régulièrement. Notre pare-feu bloque, tant sur le réseau Wi-Fi professionnel que sur le réseau public, l’accès à certaines adresses IP, à certains sites Internet et aux offres en ligne de certains pays.

En matière de téléphonie, nous traitons les données de connexion. Nous n’enregistrons pas les conversations.

Nous utilisons des applications basées sur l’intelligence artificielle (IA) pour gagner en efficacité. Les services d’IA accessibles au public sont bloqués sur le réseau professionnel de Diaconis. Nous ne saisissons pas de données personnelles sensibles dans de tels services. Notre propre IA n’accepte aucune donnée sensible et refuse systématiquement les demandes de ce type en renvoyant à la loi sur la protection des données et aux directives internes. Les décisions relatives au traitement médical, aux soins, à l’accompagnement ou à l’engagement ne sont pas automatisées et relèvent toujours de la responsabilité d’une personne qualifiée.